Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo nghề — spa, nail, tóc, pha chế, làm bánh

Tuyển sinh theo khóa: từ người hỏi đến người ghi danh

Người học nghề thường hỏi cùng lúc vài học viện và quyết định trong vài ngày. Phễu tuyển sinh kéo-thả ghi nhận từng người từ lúc nhắn tin hỏi: đã tư vấn gì, hẹn tham quan chưa, còn phân vân điều gì — người phụ trách tuyển sinh theo tiếp mà không phụ thuộc trí nhớ hay bàn giao miệng.

Mỗi đợt khai giảng, học viện nhìn được số người đang chờ ở từng giai đoạn để quyết định chốt danh sách lớp và ngày mở khóa dựa trên con số.

Chuyên cần — căn cứ xét hoàn thành khóa

Với đào tạo nghề, giờ thực hành là điều kiện ra nghề: học viên vắng buổi kỹ thuật nào là hổng kỹ năng đó. Giảng viên điểm danh một chạm đầu buổi; hệ thống tổng hợp chuyên cần theo tháng và cảnh báo khi học viên vắng liên tiếp để học viện liên hệ kịp thời.

Khi xét hoàn thành khóa, học viện có sẵn dữ liệu chuyên cần đầy đủ của từng học viên làm căn cứ — thay vì lật lại sổ giấy của nhiều tháng.

• Điểm danh một chạm từng buổi thực hành
• Chuyên cần tổng hợp theo tháng, lưu trong hồ sơ học viên
• Cảnh báo vắng liên tiếp để can thiệp sớm
• Sổ điểm cho bài kiểm tra tay nghề theo trọng số học viện tự đặt

Học phí trọn khóa, trạng thái rõ ràng

Khóa nghề có mức phí lớn và thường chia đợt đóng. Phiếu học phí của từng học viên gắn với khóa, ghi rõ đã thu, còn lại, hạn nộp; màn hình tổng quan cho biết tháng này đã thu bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu, ai cần nhắc.

Khi học viên hỏi lại về khoản phí đã đóng, học viện mở phiếu là có đủ lịch sử — minh bạch với người học trưởng thành là cách giữ uy tín bền nhất.

Hồ sơ học tập theo từng học viên

Mỗi học viên một hồ sơ: khóa đang học, điểm các bài kiểm tra tay nghề, chuyên cần, nhận xét của giảng viên. Học viên đăng nhập cổng riêng xem tiến độ của mình; cuối khóa, học viện xuất báo cáo kết quả in hoặc lưu PDF cho từng người.

Học viên học tiếp khóa nâng cao — từ nail cơ bản lên nail nghệ thuật, từ pha chế nền tảng lên chuyên sâu — hồ sơ nối liền, không bắt đầu lại từ đầu.

So với quản lý bằng Excel, sổ giấy và Zalo

Học viện nghề thường quản lý bằng sổ điểm danh giấy tại xưởng thực hành, file Excel học phí ở quầy và nhóm Zalo cho từng khóa. Bộ máy đó đủ dùng cho một khóa — và rối dần khi nhiều khóa gối nhau, học viên bảo lưu, chuyển khóa, đóng phí nhiều đợt.

ClassPilot đưa toàn bộ về một hệ thống:

• Danh sách học viên và khóa học một bản duy nhất, kể cả bảo lưu, chuyển khóa
• Chuyên cần điện tử thay sổ giấy — tra cứu ngay khi xét hoàn thành
• Học phí chia đợt đối soát tự động, không cộng tay
• Hồ sơ và nhận xét lưu vĩnh viễn, không trôi trong nhóm chat
• Dữ liệu xuất ra Excel bất kỳ lúc nào — thuộc về học viện

Triển khai trong một tuần

Quy trình triển khai của BEUP đi theo năm bước, có người hướng dẫn từng bước:

• Bước 1 — Nhận tài khoản trải nghiệm đầy đủ, dùng thử với dữ liệu mẫu
• Bước 2 — BEUP nhập danh sách học viên, khóa và học phí từ file Excel hiện có
• Bước 3 — Cấp tài khoản quản trị, giảng viên; hướng dẫn tận nơi từng vai trò
• Bước 4 — Vận hành song song 1–2 tuần đầu, đội ngũ BEUP hỗ trợ trực tiếp
• Bước 5 — Mở cổng học viên khi học viện sẵn sàng