Phễu kéo-thả: mỗi học viên tiềm năng là một thẻ
Từ lúc phụ huynh nhắn tin hỏi khóa học, học viên được ghi nhận vào cột Tiềm năng với số điện thoại và nguồn đến. Qua từng bước — đang test, học thử, nhập học — người phụ trách kéo thẻ sang cột tương ứng. Nhìn bảng là biết tháng này có bao nhiêu người đang ở từng giai đoạn, ai đứng yên quá lâu cần gọi lại.
Mỗi thẻ mở ra hồ sơ đầy đủ: lịch hẹn học thử, kết quả test đầu vào, ghi chú tư vấn của từng lần trao đổi. Người phụ trách tuyển sinh nghỉ phép hay bàn giao ca, người tiếp theo đọc hồ sơ là nắm được ngay, không phải hỏi lại phụ huynh những điều đã trao đổi.
Hồ sơ học viên nối liền từ tư vấn đến nhập học
Khi học viên nhập học, hồ sơ tuyển sinh trở thành hồ sơ học tập — không phải nhập lại từ đầu. Thông tin phụ huynh, nguồn đến, ngày nhập học, cấp độ hiện tại, lịch sử trạng thái đều nằm trong một trang; điểm danh, điểm số và học phí nối tiếp vào sau.
Nguồn đến của từng học viên (fanpage, giới thiệu, đến trực tiếp) được thống kê lại, nên trung tâm biết kênh nào đang mang lại học viên thật — thay vì cảm nhận.
Tin nhắn hàng loạt khi cần thông báo
Khai giảng lớp mới, nghỉ lễ, nhắc lịch test — trung tâm soạn một lần và gửi đến đúng nhóm phụ huynh qua email cùng thông báo trong hệ thống, thay vì nhắn tay từng người hoặc đăng vào nhóm chat rồi hy vọng mọi người đọc được. Trung tâm muốn gửi thẳng qua Zalo hoặc SMS thay vì email có thể đăng ký thêm, tích hợp theo yêu cầu và tính phí riêng.
Phễu chuyển đổi trong phần Thống kê cho biết tỷ lệ đi tiếp giữa các giai đoạn: bao nhiêu phần trăm người hỏi chuyển sang làm test, bao nhiêu học thử chuyển thành nhập học. Con số này chỉ ra đúng khâu đang rơi rớt để trung tâm sửa.
- Ghi nhận học viên tiềm năng kèm nguồn đến
- Lịch học thử và ghi chú tư vấn trong hồ sơ
- Tin nhắn hàng loạt qua email + thông báo hệ thống, tích hợp Zalo/SMS theo yêu cầu
- Thống kê tỷ lệ chuyển đổi từng giai đoạn phễu
Câu hỏi thường gặp
Học viên tiềm năng nhập vào hệ thống bằng cách nào?
Nhân viên tư vấn thêm trực tiếp trên phễu với tên, số điện thoại và nguồn đến; hoặc BEUP hỗ trợ nhập hàng loạt từ file Excel khi triển khai.
Có giới hạn số người phụ trách tuyển sinh không?
Không. Tài khoản quản trị đều thao tác được trên phễu; mọi thay đổi trạng thái và ghi chú đều lưu lại trong hồ sơ học viên.
Học viên cũ ngừng học có quay lại phễu được không?
Được. Trạng thái học viên chuyển được giữa các giai đoạn, kể cả ngừng học rồi quay lại; toàn bộ lịch sử học tập trước đó vẫn nằm trong hồ sơ.
Phễu tuyển sinh có trên điện thoại không?
Có. ClassPilot hoạt động trên trình duyệt, giao diện tương thích điện thoại và máy tính bảng — tư vấn viên cập nhật trạng thái ngay khi vừa gọi xong.
Tin nhắn hàng loạt có gửi được qua Zalo hoặc SMS không?
Có, dưới dạng tích hợp thêm theo yêu cầu, tách riêng khỏi gói phần mềm. Kênh chính là Zalo: kết nối Zalo Official Account (OA) của trung tâm để gửi thẳng vào Zalo phụ huynh. SMS Brandname dùng làm phương án dự phòng cho phụ huynh chưa quen dùng Zalo. Cả hai đều do Zalo hoặc nhà cung cấp SMS thu phí trực tiếp theo tin, không phải phí ClassPilot — xem mức phí cụ thể trong Câu hỏi thường gặp ở trang Bảng giá.