Phần mềm quản lý trung tâm tiếng Hàn — lớp TOPIK và giao tiếp

Mỗi lộ trình một khóa học, mỗi học viên một hồ sơ

Lớp giao tiếp, lớp luyện TOPIK I, lớp cấp tốc cho người chuẩn bị du học hay xuất cảnh — mỗi lớp trong ClassPilot gắn với một khóa và một cấp độ, kèm danh sách học viên, lịch học và giáo viên phụ trách. Học viên chuyển lớp, học lại hay bảo lưu đều nằm trong hồ sơ.

Từ lúc một người nhắn tin hỏi khóa học, phễu tuyển sinh ghi nhận và theo dõi đến khi nhập học: hẹn tư vấn, học thử, kết quả trao đổi. Người phụ trách tuyển sinh bàn giao ca không mất thông tin; trung tâm nhìn được cả đường ống tuyển sinh thay vì từng tin nhắn rời rạc.

Với trung tâm mở nhiều đợt khai giảng trong năm — đặc điểm chung của thị trường tiếng Hàn — việc nhìn được số học viên tiềm năng ở từng giai đoạn giúp quyết định mở lớp đúng thời điểm, tránh lớp quá vắng hoặc dồn ứ danh sách chờ.

Chuyên cần và học phí không còn phải dò tay

Điểm danh một chạm mỗi buổi. Học viên vắng liên tiếp — dấu hiệu sớm nhất của việc bỏ học giữa chừng — được hệ thống cảnh báo để trung tâm gọi điện kịp thời. Với học viên chuẩn bị hồ sơ du học hay xuất cảnh, chuyên cần còn là dữ liệu trung tâm cần lưu đầy đủ để xác nhận quá trình học.

Học phí theo khóa với trạng thái tự tính: đã đóng, sắp đến hạn, cần nhắc. Với trung tâm có nhiều đợt khai giảng trong năm, đây là phần tiết kiệm thời gian rõ nhất so với quản lý bằng bảng tính.

• Điểm danh một chạm, cảnh báo vắng liên tiếp
• Học phí theo khóa, trạng thái tự tính
• Sổ điểm trọng số cho từng bài kiểm tra và thi thử
• Giao bài tập theo lớp, học viên nộp và nhận điểm trên hệ thống

Học phí minh bạch theo từng khóa

Mỗi khóa học có mức phí riêng; phiếu học phí của từng học viên gắn với lớp và khóa, ghi rõ đã thu, còn lại, hạn nộp. Màn hình tổng quan cho biết ngay tháng này đã thu bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu, bao nhiêu học viên cần nhắc — con số quản trị cần mỗi sáng thứ hai.

Khi phụ huynh hoặc học viên hỏi lại về một khoản phí, trung tâm mở phiếu là có đủ lịch sử, thay vì lần lại tin nhắn chuyển khoản trong Zalo.

Học viên và gia đình theo dõi được tiến bộ

Mỗi học viên có biểu đồ điểm theo thời gian, chuyên cần theo tháng và nhận xét của giáo viên trong cổng riêng. Với học viên nhỏ tuổi, phụ huynh đăng nhập chung tài khoản để theo dõi; với người học trưởng thành, chính biểu đồ tiến bộ giữ họ ở lại khóa tiếp theo.

Cuối kỳ, trung tâm xuất báo cáo học kỳ cho từng học viên — in ra giấy hoặc lưu PDF. Với nhóm học viên du học, bộ hồ sơ học tập đầy đủ theo thời gian còn là tài liệu hữu ích khi làm việc với công ty tư vấn.

So với quản lý bằng Excel và Zalo

Trung tâm tiếng Hàn thường lớn nhanh theo từng đợt khai giảng, và bộ máy Excel + Zalo bắt đầu quá tải đúng lúc đông học viên nhất: sĩ số lệch giữa các file, học phí phải đối chiếu tay trước mỗi đợt, nhận xét gửi nhóm chat không ai lưu lại.

Một phần mềm quản lý trung tâm tiếng Hàn chuyên dụng khác ở chỗ:

• Một nguồn dữ liệu duy nhất cho danh sách, điểm danh, điểm số, học phí
• Cảnh báo vắng liên tiếp tự động — phát hiện học viên sắp bỏ học trước khi quá muộn
• Đối soát học phí theo khóa, không dò tay từng dòng trước mỗi đợt khai giảng
• Hồ sơ học tập lưu vĩnh viễn, phục vụ cả nhu cầu xác nhận quá trình học khi làm hồ sơ du học
• Giáo viên, học viên, phụ huynh mỗi người một cổng, thấy đúng phần của mình

Triển khai trong một tuần

Quy trình triển khai của BEUP đi theo năm bước, trung tâm không phải tự mò:

• Bước 1 — Nhận tài khoản trải nghiệm đầy đủ, dùng thử với dữ liệu mẫu
• Bước 2 — BEUP nhập danh sách học viên, lớp và học phí từ file Excel hiện có
• Bước 3 — Cấp tài khoản quản trị, giáo viên; hướng dẫn tận nơi từng vai trò
• Bước 4 — Vận hành song song 1–2 tuần đầu, đội ngũ BEUP hỗ trợ trực tiếp
• Bước 5 — Mở cổng học viên và phụ huynh khi trung tâm sẵn sàng